Chính Sách Cho Mượn

1. Mục đích

Chính Sách này đề ra khuôn mẫu để áp dụng đồng nhất đối với các dịch vụ cho mượn và lưu hành để bảo đảm dịch vụ thư viện hoạt động có kết quả và đầy hiệu năng vì lợi ích của toàn thể cộng đồng. 

2. Phạm vi

Chính Sách này áp dụng cho tất cả các địa điểm của dịch vụ thư viện Thành Phố Melbourne.

Dịch Vụ Thư Viện Melbourne (tiếng Anh viết tắt là MLS) giúp người dân có thể sử dụng được nhiều tiện ích ở các dạng thức và ngôn ngữ khác nhau. Những dạng thức này gồm sách vở, đĩa DVD, tạp chí, báo, đĩa CD, các bộ sách dạy ngôn ngữ, sách in chữ lớn, sách đọc vào băng đĩa và đĩa CD ROM.

Những tài liệu cho mượn có với nhiều ngôn ngữ khác tiếng Anh như Tiếng Hoa, Nam Dương, Hindi, Ý, Ðại Hàn, Tây Ban Nha và tiếng Việt.

Các Hội viên cũng có thể sử dụng được các dịch vụ và tiện ích khác trong thư viện như máy sao chụp photocopy, internet và email, máy vi tính, các thiết bị phù hợp cho người có nhu cầu đặc biệt, phòng họp, các phương tiện học tập, bảng yết thị và các phương tiện trưng bày.

Một số các phương tiện này có tính lệ phí sử dụng như được ghi rõ trong phần Lệ Phí và Tiền Trả.

3. Ðịnh nghĩa

• Hội Ðồng Thành Phố nghĩa là Hội Ðồng Thành Phố Melbourne

• Thư Viện nghĩa là một Thư Viện thuộc quyền sở hữu hay được đặt dưới quyền kiểm soát hoặc Quản Lý của Hội Ðồng Thành Phố và bao gồm cơ sở, các phòng ốc, văn phòng, lối đi, cầu thang, tiền sảnh, phòng họp, các lối vào kế cận và phương tiện vệ sinh và bao gồm các Thư Viện City, East và North Melbourne và các cơ sở thư viện tại Docklands Hub

• Dịch Vụ Thư Viện Melbourne (MLS) nghĩa là các dịch vụ thư viện có trong toàn Thành Phố Melbourne

• Thân chủ nghĩa là bất kỳ người nào, cho dù là hay không là hội viên, đến thư viện để sử dụng bất kỳ tiện ích và/hay phương tiện nào của thư viện

• Hội viên có nghĩa là người sử dụng nào hội đủ các yêu cầu để trở thành hội viên của thư viện và có thẻ hội viên còn hiệu lực

• Nhân Viên Thẩm Quyền nghĩa là bất kỳ người nào được Hội Ðồng Thành Phố tuyển dụng chính thức làm việc tại Thư Viện.

4. Áp dụng

Chính Sách này được áp dụng đối với tất cả mọi cá nhân và tổ chức nào muốn mượn các tài liệu kể cả số món được phép mượn, thời gian được phép mượn và bất kỳ lệ phí nào được tính đối với dịch vụ cho mượn hay sử dụng các phương tiện của thư viện. Chi tiết về các thứ của thư viện có trong phần Chính Sách Tuyển Chọn và Phát Triển Thư Mục. Các điều kiện liên quan đến tư cách hội viên được trình bày chi tiết trong Các Chính Sách về Hội Viên và Sử Dụng Thư Viện. Chính Sách về Internet/email trình bày chi tiết các điều kiện sử dụng phương tiện internet và email công cộng và Chính Sách và Qui Ðịnh về Dịch Vụ Thư Viện Tại Nhà trình bày chi tiết các dịch vụ dành cho những người không thể đích thân đến thư viện được vì lý do khuyết tật. Chính Sách về Bảng Yết Thị và Các Phương Tiện Trưng Bày và Chính Sách Thuê Mướn Ðịa Ðiểm trình bày chi tiết các điều kiện sử dụng những phương tiện này.

5. Chính sách

Ðể mượn được các món của thư viện, các thân chủ phải là hội viên hiện tại của MLS và có thẻ hội viên có hiệu lực. Thẻ hội viên của MLS có thể sử dụng được tại tất cả mọi địa điểm của dịch vụ và những thứ mượn có thể được hoàn trả tại bất kỳ Thư Viện nào của Thành Phố Melbourne. Tại cơ sở The Hub ở Docklands cũng có cho nhận và trả. Tất cả mọi cư dân Victoria đều có quyền gia nhập làm hội viên và những cư dân ở các tiểu bang khác hoặc các du khách ngoại quốc cũng có thể xin làm hội viên ngắn hạn. Những vấn đề nào được ghi chú trong hồ sơ hội viên phải được giải quyết xong lúc ấy thư viện mới cho phép mượn thứ mới hoặc mọi việc phải qua một tiến trình thương lượng và được sự đồng ý của Nhân Viên Thẩm Quyền lúc ấy thân chủ mới được phép mượn tiếp.

Nếu một hội viên không có thẻ thư viện, họ phải xuất trình được một loại giấy tờ căn cước nào được chấp nhận.

Thời Gian Mượn, Số Lượng và Các Hạn Chế

Số món tối đa mà một hội viên của thư viện có thể mượn được trong một lần là 30 món. Số này có thể gồm việc tính chung những thứ cho mượn được liệt kê trong bảng dưới đây

 Thời gian được phép mượn của người thuộc các tổ chức và cơ quan là 6 tuần lễ

Những hội viên ngắn hạn và không xác minh được có thể mượn tối đa 2 món.

Người thuộc các Hội Ðoàn/Tổ Chức có thể mượn tối đa 50 món đối với mỗi thẻ hội viên.

Các tài liệu được đánh giá loại R chỉ có thể dành cho những hội viên trên 18 tuổi mượn và người mượn phải xuất trình giấy tờ chứng minh tuổi tác. Các loại tài liệu được đánh giá MA chỉ có thể dành cho những hội viên từ 15 tuổi trở lên mượn.

Trung Tâm Phim Ảnh (ACMI) và các giáo viên của Trung Tâm Giáo Dục Tráng Niên (CAE) có thể hỏi mượn các vật dụng tại thư viện.

Các vật mượn trễ hạn

Những món mượn của thư viện trả trễ một ngày sẽ không bị tính tiền phạt. Ðối với những món trả trễ trên 1 ngày sẽ bị tính tiền phạt từ ngày bắt đầu trễ hạn.

Tiền phạt sẽ được cộng lại theo mức tiền phạt của mỗi ngày đối với mỗi món mượn cho đến mức tiền phạt tối đa. Các hội viên vẫn có thể tiếp tục mượn của thư viện cho đến khi nào số tiền phạt lên đến mức tối đa. Những hội viên nào có số tiền phạt quá mức tối đa trên thẻ của họ sẽ không được tiếp tục mượn nữa cho đến khi nào số tiền thiếu nợ được trả bớt để giảm xuống còn ở mức tối đa hay thấp hơn mức này. Tiền phạt có thể được trả góp theo sự thỏa thuận với một Nhân Viên Thẩm Quyền.

Tiền phạt không áp dụng đối với các nhân viên của một hội đoàn.

Giấy báo quá hạn

Các hội viên sẽ được nhắc nhở bằng email, tin nhắn điện thoại hay bằng thư về những món mượn của thư viện quá hạn. Các nhắc nhở “Ðầu tiên và Cuối Cùng” sẽ được gửi đi đối với những món nào trễ hạn 7 ngày.

Hội viên sẽ nhận được những nhắc nhở dưới những dạng thức sau đây:

Email - những hội viên nào cung cấp cho chúng tôi địa chỉ email sẽ nhận được thư nhắc nhở đối với tất cả những món trễ hạn bằng email và email là hình thức liên lạc được chúng tôi chọn sử dụng trước các hình thức liên lạc khác.

Ðiện Thoại Di Ðộng - nếu một hội viên nào không có địa chỉ email và cho chúng tôi biết số điện thoại di động, họ sẽ nhận được tin nhắn nhắc nhở qua điện thoại.

Ðiện Thoại Nhà - nếu một hội viên nào không có địa chỉ email hay điện thoại di động, họ sẽ nhận được tin nhắn qua điện thoại nhà.

Thư Từ – các giấy nhắc nhở được in sẵn sẽ được gửi qua đường bưu điện đến cho những người nào không có tất cả những phương tiện nói trên. 

Trương Mục Cuối Cùng

Việc mượn của thư viện sẽ bị hạn chế tùy theo số vật mượn trả trễ hạn và khoảng thời gian trễ hạn là bao lâu. Nếu những vật mượn không được hoàn trả trong thời gian 4 tuần lễ tính từ ngày có giấy nhắc nhở trễ hạn, các hội viên sẽ nhận được giấy báo trương mục đầu tiên và cuối cùng về số tiền thiếu trong đó bao gồm cả lệ phí công vụ cho mỗi món.

Giấy Nhắc Nhở Trước

Các hội viên có thể chọn cách yêu cầu thư viện gửi email nhắc nhở. Thư nhắc nhở sẽ được gửi đến cho các hội viên 2 ngày trước khi món đồ mượn đáo hạn. Thư Nhắc Nhở Trước chỉ được gửi qua email.

Gia Hạn

Tất cả mọi thứ mượn của thư viện chỉ có thể được gia hạn 2 lần.

Các hội viên có thể gia hạn bằng cách đích thân đến thư viện, qua trang mạng của thư viện, tại bất kỳ một địa điểm thư viện nào, hoặc qua điện thoại ngoại trừ trường hợp món này đã được một người nào khác đặt giữ trước hay trường hợp hội viên này bị tam ngưng hoặc bị cấm mượn.

Những thứ được cho mượn ngắn hạn không được phép gia hạn.

Những món nào đã được người khác đặt giữ trước không được phép gia hạn.

Việc gia hạn cũng không được áp dụng trong thời gian ngưng việc của Hệ Thống Quản Lý Thư Viện.

Ðặt giữ trước

Mỗi hội viên có thể xin được giữ trước tối đa 20 món trong một lần. Các hội viên có thể đặt, hủy bỏ hay tạm ngưng việc giữ trước này qua trang mạng của thư viện. Các nhân viên có thể chấp nhận yêu cầu giữ trước hay hủy bỏ của các thân chủ qua điện thoại, email hay đích thân thân chủ đến thư viện. Những thứ được giữ trước sẽ có sẵn để thân chủ đến lấy và sẽ được giữ ở kệ dành cho các vật được giữ trước trong thời gian 7 ngày.

Việc giữ trước có thể bị Nhân Viên Thẩm Quyền của Thư Viện hủy bỏ nếu như việc đặt giữ trước này không thể thỏa mãn được. Chuyện này có thể do tựa sách chưa được xuất bản hay do thứ này hiện không còn nữa hoặc đã hết xuất bản. Các thân chủ của thư viện sẽ được thông báo nếu việc giữ trước này bị hủy bỏ.

Mất Thẻ

Thẻ hội viên bị mất sẽ bị tính lệ phí 

Cho Mượn Giữa Các Thư Viện

Những ấn phẩm không có trong thư mục của thư viện, không hội đủ các quy định của Chính Sách Tuyển Chọn và Phát Triển Bộ Thư Mục hoặc không thể mua được vì không còn được xuất bản nữa có thể được yêu cầu mượn từ các thư viện khác trong nước Úc theo hình thức Mượn Qua Lại Giữa các Thư Viện Với Nhau. Việc này giới hạn đối với mỗi hội viên chỉ được yêu cầu 3 món một lần và với các hội viên ngắn hạn chỉ được một món mỗi lần mà thôi. Những hội viên nào trong hồ sơ có các món mượn từ thư viện khác bị trả trễ hạn hay làm mất, hoặc những người nào không đến lấy những thứ mình yêu cầu trước đó, những người này sẽ không được phép yêu cầu mượn sách từ thư viện khác nữa cho đến khi nào vấn đề được giải quyết xong.

Việc mượn sách từ một thư viện công cộng của tiểu bang Victoria sẽ không bị tính lệ phí chi hết. Tuy nhiên đối với những món nào đòi hỏi lệ phí trực tiếp, thường là những thứ yêu cầu mượn từ trường đại học hay các thư viện đặc biệt, người mượn sẽ bị tính lệ phí tiêu chuẩn.

Những thứ này cũng có thể xin được gia hạn tùy theo yêu cầu của thư viện cung cấp chúng.

Những thứ mất mát và hư hại

Trong trường hợp tài sản của thư viện không được hoàn trả, bị hủy hoại hay hư hỏng, người mượn sẽ phải trả chi phí để mua cái mới cộng với lệ phí công vụ liên quan.

MLS sẽ không chấp nhận bản sao chụp thay thế cho bất kỳ một món bị hư hại hay làm mất trong bất kỳ trường hợp nào. Thư viện cũng không hoàn tiền lại cho hội viên trường hợp một vật gì đó bị mất đã trả tiền nhưng sau đó tìm thấy được, tuy nhiên hội viên có thể giữ món này.

Những vật bị nước làm hư hại

Thân chủ không thể mang trả những sách vở tài liệu in ấn đã bị nước làm hư hại để sử dụng lại. Trường hợp này dễ có nhiều nguy cơ làm nấm mốc lây lan sang cho các ấn phẩm khác. Những thứ này sẽ bị tính tiền như các món đã bị hư hại.

Những sản phẩm thính thị

MLS không chịu trách nhiệm đối với những hư hại bị cho là xảy ra đối các thiết bị do việc sử dụng các thứ băng đĩa của Thư Viện.

Những thứ không có mã vạch hoặc không thuộc Hệ Thống Quản Lý Của Thư Viện

Nếu những món nào mượn không có các vạch mã số hay không có trong Hệ Thống Quản Lý Của Thư Viện, khi ấy các nhân viên được yêu cầu phải nói chuyện với người Giám Thị Ca làm việc để quyết định xem món này có cho mượn được hay không.

Hoàn Trả Một Phần

Các nhân viên thư viện có thể cố gắng liên lạc với thân chủ qua điện thoại hay bằng tin nhắn để báo cho họ biết về những món chỉ mới được trả lại một phần.

Nếu chúng tôi không thể liên lạc được với thân chủ bằng điện thoại, lúc ấy chúng tôi phải kèm vào hồ sơ của người này lời ghi chú cho biết những món mượn chỉ mới trả được có một phần. Sau đó chúng tôi sẽ gửi tin nhắn đến cho thân chủ để báo cho họ biết là những thứ muợn của thư viện đã chưa được trả đủ và yêu cầu họ mang trả càng sớm càng tốt. 

Khai Ðã Hoàn Trả/Không Mượn Món Này

Một hội viên có thể khai là những món được ghi nhận là trễ hạn đã được họ mang trả hay họ chẳng hề mượn chúng. Nếu chúng tôi không tìm thấy được món này (tức là các nhân viên thư viện đã kiểm tra lại và vẫn không tìm thấy), lúc ấy hội viên của thư viện sẽ được đề nghị làm một trong hai việc, hoặc ký một Tờ Khai Danh Dự (mẫu này do MLS cung cấp) hay là trả giá tiền mua đền món này.

Các nhân viên của MLS phải kiểm tra xem tờ khai danh dự đã được viết xong để xem mẫu này có được một nhân vật có thẩm quyền nào làm chứng hay không. Khi nhìn thấy tờ khai của quý vị đã có người làm chứng hợp lệ, tiền lệ phí sẽ bị hủy bỏ.

Các hội viên chỉ được chấp nhận cho khai một lần rằng mình Ðã Trả/Khai Không Hề Mượn đối với một món hay một nhóm các món mà họ nói là đã trả hay không hề mượn trong một lần đặc biệt nào đó mà thôi. Các hội viên cần phải điền vào tờ khai danh dự hay trả tiền cho các món trước khi bất kỳ những món khác được tính là “Khai Ðã Trả Lại”.

Nhân viên thư viện phải giải thích cho hội viên hiểu là chính sách của Hội Ðồng Thành Phố không cho phép họ để thêm bất kỳ một món nào khác nữa vào dạng nói rằng Ðã Hoàn Trả cho đến khi nào những món còn thiếu nhưng khai là Ðã Hoàn Trả được giải quyết xong.

Ðối với những hội viên nào dưới 18 tuổi, cha mẹ/người giám hộ phải ký vào tờ khai và chịu trách nhiệm bảo đảm là có người thích hợp làm chứng chữ ký này.

6. Lệ Phí Và Tiền Phạt Ðối Với Hội Viên

Những tiêu chuẩn dưới đây sẽ được áp dụng để xác định hay tái duyệt tính thích đáng của bất kỳ một khoản lệ phí hay tiền phạt nào liên quan đến việc sử dụng thư viện và các dịch vụ thông tin:

• Phù hợp với các luật lệ;

• Ðồng nhất với các điều kiện trong việc tài trợ của Chính Phủ Tiểu Bang;

• Ðồng nhất với các nguyên tắc được sơ lược trong Kế Hoạch của Hội Ðồng Thành Phố;

• Kết quả của việc cung cấp dịch vụ một cách đầy hiệu năng;

• Lưu ý đến các đặc tính và nhu cầu đặc biệt của cộng đồng đa dạng của chúng ta;

• Lưu ý đến sự đồng nhất về giá cả đối với ngành kỹ nghệ thư viện rộng lớn hơn;

• Khả năng của cộng đồng chúng ta có thể trả nổi các khoản lệ phí; và

đồng nhất với định nghĩa của các dịch vụ “căn bản” và “gia tăng giá trị” như định nghĩa của Chính Quyền Ðịa Phương Victoria (Bộ Kế Hoạch và Phát Triển Cộng Ðồng (Phụ Lục 2))

Các hội viên của thư viện có thể sao chụp miễn phí tối đa một bản cho một trang những thứ sau đây:

• Những thứ không cho mượn từ các sách để tham khảo và lịch sử địa phương; và

• những thứ cần cho các chương trình với mục tiêu đã được chấp thuận như các nhóm giúp làm bài tập ở nhà.

Những thứ được cho mượn, các báo/tạp chí hay những thứ không thuộc của thư viện (thí dụ như những thứ của riêng của các hội viên thư viện) nếu đem sao chụp phải trả lệ phí sao chụp tiêu chuẩn.

7. Trách nhiệm

Các hội viên phải theo đúng với các điều khoản và điều kiện khi mượn các món của thư viện như đã được trình bày chi tiết trong Chính Sách này. Nếu không làm đúng, hội viên có thể bị ngưng các quyền lợi đối với thư viện và trong trường hợp thích đáng có thể bị giao cho cảnh sát hay các nhân viên đòi nợ để chịu các chế tài khác.

Lệ phí hội viên và các khoản tiền trả cho thư viện có thể trả bằng máy EFTOS kể cả tiền phạt; đặt giữ trước; các món đồ hư hỏng/mất; sách bán hạ giá; đồ bán lẻ; tiền thuê mướn phòng họp và tiền đặt cọc; các sinh hoạt đặc biệt.

Việc trả tiền bằng máy EFTOS được giới hạn với các loại thẻ VISA, Mastercard và các loại trương mục chi phiếu (cheque) và tiết kiệm (savings). Thân chủ trả tiền qua máy EFTOS không thể rút tiền ra được cũng như không thể xin hoàn tiền lại và tiền trả tối thiểu một lần phải là 5 đô-la.

ÐỊNH NGHĨA VỀ CÁC DỊCH VỤ CĂN BẢN VÀ GIÁ TRỊ GIA TĂNG 

Tất cả mọi cá nhân đều cần tìm biết được các thông tin để thỏa mãn nhu cầu riêng của họ. Các cấp chính quyền địa phương có nghĩa vụ phải cung cấp các dịch vụ thư viện miễn phí cho công chúng.

Dịch Vụ Thư Viện Công Cộng Căn Bản 

Dịch vụ thư viện công cộng căn bản là những dịch vụ:

1. Cho phép mọi người vào cửa tự do

2. Giúp người sử dụng tìm được các nguồn thông tin của thư viện, bất kể các tài liệu này được lưu trữ ở dạng thức nào và bao gồm các ấn phẩm, băng, đĩa, CD ROM và các tiện ích điện tử được nối với các mạng;

• Mỗi thư viện đều phải cung cấp miễn phí các nguồn thông tin nối với các mạng ở mức độ đủ để đáp ứng khối lượng nhu cầu vừa phải. Do hoàn cảnh từng thư viện một có thể khác nhau cho nên chưa có một tiêu chuẩn khối lượng nhất định nào được ấn định.

• Các thư viện có thể tính lệ phí đối với một số hình thức sử dụng internet, khi việc sử dụng không nhắm vào việc tìm biết các thông tin. Những trường hợp sử dụng này gồm việc nhận và gửi email, tán gẫu qua internet, chơi games và giao dịch ngân hàng qua mạng. Nếu một thư viện quyết định tính tiền đối với các phương tiện này, họ có thể ấn định mức lệ phí.

• Ðể có thể đạt được sự bình đẳng và đáp ứng các yêu cầu liên quan tình trạng của người khuyết tật, các thư viện phải cứu xét để cho một số hội viên có thể sử dụng được tự do hơn.

3. Giúp đỡ trong việc sử dụng các thứ có trong thư viện và giúp đỡ với các thắc mắc tham khảo;

4. Huấn luyện cách sử dụng thư mục dành cho công chúng;

5. Cho công chúng mượn các thứ thư viện có trong những khoảng thời gian nhất định;

6. Hướng dẫn cho công chúng biết cách sử dụng thư viện công cộng một cách hiệu quả;

7. Cung cấp những chương trình đặc biệt như kể truyện;

8. Cung cấp bất kỳ dịch vụ phụ thêm nào để giúp sử dụng được các dịch vụ căn bản khác (ví dụ như dịch vụ thư viện lưu động hay cho mượn nhiều thứ một lần).

Các Dịch Vụ Khác 

Ðôi khi thư viện có tính lệ phí đối với các dịch vụ giúp tạo điều kiện sử dụng dễ dàng hơn hoặc tiện lợi cho cá nhân và việc này có thể gây ra những phí tổn thêm cho tổ chức cung cấp dịch vụ thư viện. Những dịch vụ này hoàn toàn khác hẳn với những dịch vụ căn bản được liệt kê ở trên. Chúng có thể có mức độ giá trị cao hơn thêm vào cho thư viện. Các dịch vụ khác gồm:

1. Sử dụng các tiện ích trên mạng internet từ các máy computer riêng khi dịch vụ này chỉ có thể có được bằng cách trả lệ phí cho mỗi lần sử dụng tuy nhiên việc này không kể đến việc sử dụng các tiện ích trực tuyến được trả theo hình thức đăng ký, phép sử dụng cho hệ thống máy (site licenses) hay các lệ phí khác không tính từng lần sử dụng;

2. Giúp mượn các sách vở ngoài hệ thống thư viện công cộng/tiểu bang như các thư viện học thuật, thư viện của chính phủ hay thư viện đặc biệt;

3. Giữ lại các thứ đặc biệt trong các món thư viện có

4. Cung cấp các tài liệu được in ấn hay lưu giữ bằng hình thức điện tử đối với các loại tài liệu được lưu trữ tại hay thư viện có thể tìm được.

5. Cung cấp để cho công chúng sử dụng những nhu liệu văn phòng căn bản như các nhu liệu xử lý chữ và cơ sở dữ liệu;

6. Yêu cầu nhân viên thực hiện các cuộc nghiên cứu, viết báo cáo, hay cung cấp các loại trợ giúp cấp cao khác;

7. Cung cấp bất kỳ dịch vụ nào đòi hỏi phải trả lệ phí dịch vụ từ bên ngoài thí dụ như tìm kiếm các cơ sở dữ liệu trực tuyến, mời diễn giả hay trình diễn nghệ thuật sân khấu.

Trong trường hợp các dịch vụ không được định nghĩa là căn bản, những cơ sở cung cấp dịch vụ thư viện riêng rẽ phải được tự do xác định những dịch vụ nào cần phải tính lệ phí miễn là phải có sự cân nhắc kỹ lưỡng về những tác động có thể có đối với các dịch vụ thư viện lân cận do quyết định này có thể gây ra.

(Ðịnh nghĩa này được dựa trên những điều do Hội Ðồng Các Dịch Vụ Thư Viện và Thông Tin Úc soạn thảo và được Hệ Thống Thông Tin và Thư Viện Công Cộng Victoria phê duyệt vào Tháng Chạp năm 1996. Ðịnh nghĩa này đã được sửa đổi vào Tháng Năm năm 1999 để thêm vào phần nói rõ về việc sử dụng các dịch vụ Internet).