Chính Sách Hội Viên

1. Mục Ðích
   Chính sách này sơ lược những loại hội viên khác nhau và điều kiện áp dụng cho mỗi loại này.

2. Phạm vi
   Chính sách này áp dụng cho tất cả mọi cá nhân và các tổ chức muốn trở thành hội viên của Dịch Vụ Thư Viện Melbourne.

3. Ðịnh nghĩa

   • Hội Ðồng Thành Phố có nghĩa là Hội Ðồng Thành Phố Melbourne
   • Thư Viện nghĩa là một Thư viện thuộc hay được đặt dưới quyền kiểm soát hay quản trị của Hội Ðồng Thành Phố và bao gồm cơ sở, các phòng ốc, văn phòng, lối đi, cầu thang, tiền sảnh, phòng họp, các lối ra vào kế cận và các phương tiện vệ sinh và bao gồm các Thư Viện City, East Melbourne và North Melbourne và các cơ sở thư viện tại Docklands Hub

   • Người sử dụng nghĩa là bất kỳ người nào, cho dù là hay không là hội viên, đến thư viện để sử dụng bất kỳ tiện ích và/hay phương tiện nào của Thư Viện

   • Hội viên nghĩa là bất kỳ người sử dụng nào đã hội đủ các yêu cầu của hội viên thư viện và có thẻ hội viên có hiệu lực

   • Nhân Viên Thẩm Quyền nghĩa là bất kỳ một người nào được Hội Ðồng Thành Phố chính thức tuyển dụng làm việc tại Thư Viện.

4. Khuôn Khổ Chính Sách

Căn cứ theo điều kiện để được nhận tài trợ của Chính Phủ Tiểu Bang Dịch Vụ Thư Viện Melbourne (Tiếng Anh viết tắt là MLS) phải cho phép tất cả mọi cư dân Victoria được gia nhập làm hội viên thư viện miễn phí.

Dịch Vụ Thư Viện Melbourne cũng rất sẵn lòng thu nhận các hội viên ngắn hạn (căn cứ theo các điều kiện được mô tả trong Chính Sách này) đối với các du khách từ tiểu bang khác hay từ nước ngoài đến thăm thành phố.

5. Ðiều kiện để trở thành hội viên
   Các loại hội viên và điều kiện áp dụng cho mỗi loại như sau:

   1. Hội Viên Người Lớn
      Hội viên người lớn (18 tuổi trở lên) phải điền một mẫu đơn xin làm hội viên và đồng ý tuân theo những điều khoản và điều kiện dành cho các hội viên.
      
      Phải có giấy tờ chứng minh lý lịch trên đó có tên, địa chỉ hiện tại và ngày sinh.
      
      Các cá nhân có thể gia nhập thư viện và sử dụng các tiện ích trực tuyến nhưng phải xuất trình giấy tờ chứng minh với tên và địa chỉ hiện tại trước khi được cấp thẻ để mượn các tài liệu của thư viện.
      
      Tư cách hội viên của người lớn sẽ kết thúc sau 2 năm tính từ ngày sử dụng cuối cùng.

   2. Hội Viên Thanh Thiếu Niên
      Ðơn xin trở thành hội viên cho người dưới 18 tuổi (trừ phi họ có thể chứng minh là đang sống độc lập xem phần 4.3) phải do cha mẹ hay người giám hộ ký và người này phải chịu trách nhiệm đối với những thứ mượn bằng tên của họ. Cha mẹ hay người giám hộ sẽ được yêu cầu xuất trình giấy tờ chứng minh với tên, địa chỉ hiện tại và phải điền giấy ưng thuận cho người dưới 18 tuổi trở thành hội viên theo tên của thanh thiếu niên này. Trên mẫu đơn có hai phần phải ký tên, một để chịu trách nhiệm về những đồ vật mượn của thư viện và một cho phép thanh thiếu niên này đưọc sử dụng internet và computer tại thư viện. Nếu một thanh thiếu niên gia nhập làm hội viên thư viện không có sự đồng ý của cha mẹ/ người giám hộ, họ cần phải xuất trình một thư cho phép được ký tên cùng với bản sao giấy tờ chứng minh có tên và địa chỉ hiện tại của cha mẹ hay người giám hộ để xác nhận tên và chữ ký của những người này.
      
      Các học sinh của Trung Tâm Giáo Dục Tráng Niên CAE dưới 18 tuổi cần phải có sự cho phép của cha mẹ/người giám hộ để trở thành hội viên và sử dụng dịch vụ Internet khi hoàn tất thủ tục ghi danh học chương trình CAE. Do vậy họ sẽ không bị buộc phải có giấy cho phép của phụ huynh để trở thành hội viên của thư viện mà sẽ được coi như một thân chủ người lớn của thư viện với thẻ học sinh của CAE.
      
      Tư cách hội viên sẽ chấm dứt sau 2 năm từ ngày sử dụng cuối cùng hay khi hội viên được 18 tuổi.

   3. Hội Viên Thanh Thiếu Niên (Ðộc Lập)
      Loại hội viên này áp dụng cho những người trong độ tuổi từ 16 đến 18 sống độc lập. Những người này cũng phải xuất trình giấy tờ chứng minh có địa chỉ và ngày sinh như yêu cầu đối với một hội viên người lớn. Thanh thiếu niên phải/có thể xuất trình thẻ Chăm Sóc Y Tế (Health Care Card) do Centrelink cấp để làm bằng chứng là mình đang sống độc lập và cũng có thể coi như một giấy tờ chứng minh khác về địa chỉ của mình.
      
      Loại này cũng áp dụng các điều khoản và điều kiện của Hội Viên Người Lớn.

   4. Hội Viên Ngắn Hạn
      Loại hội viên này được dành cho các du khách và những cư dân ngắn hạn của Thành Phố Melbourne. Loại hội viên ngắn hạn chỉ có hiệu lực trong ba tháng và có thể được triển hạn thêm sau thời gian này.
      
      Ðối với các du khách từ tiểu bang khác đến, họ cũng cần phải có các giấy tờ chứng minh tên và địa chỉ thường trú giống như tất cả các hội viên khác vậy.
      
      Ðối với các du khách và những cư dân ở tại các khách sạn trong một thời gian ngắn, họ cần phải có một thư xác nhận với tiêu đề của nơi họ đang trú ngụ cộng với sổ thông hành hay các giấy tờ chứng minh thích hợp khác.
      
      Mỗi lần mượn, một hội viên ngắn hạn chỉ được giới hạn 2 món mà thôi. Những thứ mượn được có thể gồm cả tài liệu thính thị (AV). Những hội viên ngắn hạn chỉ được quyền yêu cầu mượn mỗi lần một món từ thư viện khác mà thôi.

   5. Hội Viên Dịch Vụ Thư Viện Ðưa Ðến Tận Nhà
      Dịch Vụ Thư Viện Melbourne cung cấp việc giao các tài liệu thư viện đến tận nhà miễn phí cho những người sống trong phạm vi Thành Phố Melbourne không thể tự mình đến được các thư viện cũng như không có ai có thể đi thư viện giúp cho họ. Những người đang được hưởng các dịch vụ trợ giúp của Hội Ðồng Thành Phố như Dịch Vụ Giúp Ðỡ Tại Nhà hay Dịch Vụ Giao Bữa Ăn Ðến Tận Nhà thông thường đều đủ tiêu chuẩn để được hưởng dịch vụ này. Những thân chủ đang trong thời kỳ hồi phục sau thời gian bệnh hoạn hay giải phẫu có thể trở thành hội viên tạm thời của Dịch Vụ Thư Viện Giao Tận Nhà. Những thân chủ này có thể sẽ được yêu cầu cung cấp thư giới thiệu của bác sĩ. Thư viện cũng có thể đến thăm các nhà dưỡng lão hay các cơ sở khác trong một ngày nhất định mỗi bốn tuần một lần. Thời gian cho mượn đối với các hội viên Dịch Vụ Thư Viện Ðưa Ðến Tận Nhà là 8 tuần lễ

   6. Hội Viên của tổ chức
      Các tổ chức kể cả các trường học, truờng mẫu giáo và các trung tâm giữ trẻ trong phạm vi thành phố Melbourne đều hội đủ tiêu chuẩn để trở thành loại hội viên của tổ chức.
      Thẻ hội viên sẽ được cấp phát hằng năm và một hệ thống nhắc sẽ được khởi động vào cuối năm để gia hạn tư cách hội viên.
      
      Các mẫu đơn xin trở thành hội viên phải được quản đốc của tổ chức hay hiệu trưởng của trường học ký tên.
      
      Quản Ðốc hay hiệu trưởng sẽ thay mặt cho tổ chức hay trường học chịu trách nhiệm đối với những món mượn của thư viện bằng một hay nhiều thẻ của tổ chức hay trường học. Trong trường hợp có nhiều người xin làm hội viên, Hiệu Trưởng hay quản đốc sẽ ký tên đồng ý đối với mỗi hội viên. Thư viện sẽ giữ một bản sao tại chi nhánh liên quan.
      
      Tổ chức sẽ chịu trách nhiệm theo dõi các thứ mượn của thư viện để bảo đảm chúng đưọc mang trả đúng kỳ hạn.
      
      Các thẻ hội viên có thể được gửi tại Thư Viện và trong trường hợp này người muốn mượn phải xuất trình giấy tờ chứng minh được chấp nhận để mượn bằng một thẻ liên quan.
      
      Thư viện có quyền tạm ngưng quyền được mượn sách hay tư cách hội viên vào bất cứ lúc nào trong năm trong trường hợp các vật mượn không được hoàn trả đúng hạn.
      
      Các trường học có thể có nhiều hội viên (một hội viên cho mỗi lớp) thế nhưng đối với mỗi hội viên phải có một người để liên lạc. Chuyện này sẽ được cập nhật mỗi năm một lần.

Tất cả mọi tài liệu đều phải được hoàn trả vào cuối tháng Chạp của bất kỳ một năm nào trước khi tư cách hội viên có thể được gia hạn. Nếu được yêu cầu chúng tôi có thể gửi thư nhắc nhở trước những thứ nào còn thiếu.

7. Hội Viên Trực Tuyến (không có thẻ)
   Khi một người nào gia nhập thư viện trực tuyến họ có thể chọn trở thành hội viên trực tuyến hay hội viên “không dùng thẻ”. Việc này cho phép người này có thể sử dụng tất cả các dịch vụ trực tuyến của MLS tuy nhiên nếu muốn mượn sách, DVD, CD v..v.. tại bất kỳ thư viện nào của MLS họ vẫn phải cần có thẻ thư viện. Tư cách hội viên kéo dài trong 2 năm.

6. Các giấy tờ chứng minh lý lịch được chấp nhận
   Các hình thức chứng minh lý lịch được chấp nhận gồm:

• bằng lái xe/thẻ an ninh
• Giấy báo Lệ Phí Nóc Gia Cư Sở của Chính Quyền địa phương
• thẻ chước giảm/thẻ chăm sóc y tế
• giấy tính tiền thuê nhà/hợp đồng thuê nhà
• hoá đơn tiền điện/nước/hơi đốt và điện thoại
• giấy tờ liên lạc của bất kỳ một ngân hàng hay cơ sở tài chánh nào
• Giấy ghi danh học ở CAE / phiếu vào lớp
• Thẻ an ninh của Thành Phố Melbourne
• giấy tờ chứng minh/thẻ ra vào cửa của giáo viên CAE

Các hội viên vẫn được coi là còn đang chờ đợi cho đến khi nào xuất trình được một giấy tờ chứng minh lý lịch nào được chấp nhận. Nếu không xuất trình được giấy tờ chứng minh, trong vòng ba tháng từ ngày nộp đơn, tình trạng ‘chờ đợi’ của tư cách hội viên sẽ bị hủy bỏ. Nếu một hội viên nào cung cấp được giấy tờ chứng minh lý lịch cá nhân nhưng không có địa chỉ trên đó, tư cách hội viên của họ chỉ có giá trị trong 12 tháng tính từ ngày cấp phát/nạp đơn và mỗi lần mượn chỉ được giới hạn 2 món mà thôi.

7. Tính riêng tư của các hồ sơ
   
   Hội đồng Thành Phố Melbourne có Chính Sách Bảo Vệ Sự Riêng Tư áp dụng cho cả Dịch Vụ Thư Viện Melbourne và theo đúng Nguyên Tắc Bảo Vệ Thông Tin Riêng Tư được quy định trong Ðạo Luật Bảo Vệ Thông Tin Riêng Tư 2000.

• Bất kỳ một thông tin nào được cung cấp kể cả lý lịch cá nhân, sẽ chỉ được sử dụng vào mục đích đã được dự định mà thôi và trong trường hợp ý định này bao gồm việc bảo mật, các thông tin sẽ được giữ kín ngoại trừ trường hợp được luật pháp yêu cầu khác đi.

• Thư viện sẽ không cung cấp các thông tin cá nhân cho bất kỳ một cơ quan hay cá nhân nào bên ngoài ngoại trừ trường hợp khi được luật pháp hay án lệnh của tòa án yêu cầu.

• Nếu các thông tin được luật pháp hay án lệnh của tòa án yêu cầu cung câp, lúc ấy thư viện phải lưu giữ hồ sơ ghi nhận chuyện tiết lộ này.

• Hệ thống máy điện toán phải được bảo vệ bằng những phương tiện khác nhau để bảo đảm các hồ sơ cá nhân không lọt vào tay những người không có thẩm quyền.

• Một nhân viên của thư viện có quyền xem các hồ sơ trên máy điện toán của họ bất cứ lúc nào để làm ra các giấy tờ chứng minh phù hợp. Cha mẹ hay người giám hộ được quyền xem hồ sơ của một người vị thành niên mà họ ký tên đứng ra bảo đảm.

Hủy bỏ/tạm ngưng tư cách hội viên
Tất cả mọi người xin gia nhập để trở thành hội viên phải đồng ý tuân theo đúng các điều khoản và điều kiện của Thư Viện. Nếu không làm đúng, các quyền hạn và quyền lợi của hội viên có thể sẽ bị tạm ngưng

Tư cách hội viên của Thư Viện có thể bị tạm ngưng hay hủy bỏ nếu các điều khoản và điều kiện dành cho hội viên không được tuân thủ, thông thường là trường hợp của những người có thói quen làm mất, hư hại hay đánh cắp các vật liệu của thư viện. Khi tư cách hội viên bị tạm ngưng hay hủy bỏ, người này vẫn có thể vào thư viện và sử dụng các tài liệu có trong thư viện nhưng không được mượn về nhà. Ðiều Hợp Viên của Chi Nhánh sẽ phải can dự vào những vụ này. Lúc ấy trong hồ sơ của người này phải có giòng ghi chú “Gặp Người Giám Thị” và tình trạng của người này phải được ghi là “người bị tạm ngưng cho mượn”.

Một hội viên của Dịch Vụ Thư Viện Melbourne có thể yêu cầu hủy bỏ tư cách hội viên của họ hoặc của cá nhân nào mà họ đứng ra bảo đảm với tư cách là cha mẹ hay người giám hộ. Trong những trường hợp này, tư cách hội viên sẽ bị hủy bỏ miễn là tất cả những thứ nào còn nợ của thư viện phải được hoàn trả và các lệ phí hay tiền thiếu của thư viện được trả hết.

Xem trong chính sách Sử Dụng Thư Viện để biết các điều kiện liên quan đến việc cấm và/hay truất quyền hội viên của một người nào.