Kebijakan Meminjam

1. Tujuan

Kebijakan ini menjelaskan kerangka untuk penggunaan pelayanan meminjam dan sirkulasi secara konsisten bagi memastikan bahwa pelayanan perpustakaan beroperasi secara efisien dan efektif bagi manfaat seluruh masyarakat. 

2. Jangkauan

Kebijakan ini berkaitan dengan semua poin pelayanan perpustakaan City of Melbourne.

Pelayanan Perpustakaan Melbourne (Melbourne Library Service – MLS) menyediakan akses ke berbagai sumber daya dalam berbagai format dan bahasa. Format termasuk buku, DVD, majalah, surat kabar, CD, kit bahasa, buku cetak besar, buku bersuara dan CD-ROM.

Bahan pinjaman tersedia dalam berbagai bahasa selain Inggris (LOTE): Cina, India, Hindi, Italia, Korea, Spanyol dan Vietnam.

Para anggota juga dapat mengakses pelayanan dan sumber daya lain di Perpustakaan, termasuk: fotokopi; akses Internet dan email; komputer pribadi; teknologi adaptif; ruang pertemuan; fasilitas studi, papan tanda umum dan fasilitas pemaparan.

Beberapa fasilitas ini melibatkan biaya penggunaan sebagaimana yang dinyatakan di bagian Biaya.

3. Definisi

• Kota Madya berarti Melbourne City Council

• Perpustakaan berarti Perpustakaan yang dimiliki, atau dikontrol atau dikelola oleh Kota Madya, dan termasuk bangunan, ruang, kantor, laluan, tangga, ruang masuk, ruang pertemuan, pintu masuk yang bersebelahan serta fasilitas saniter dan termasuk Perpustakaan City, East Melbourne dan North Melbourne serta fasilitas perpustakaan di Docklands Hub

• Pelayanan Perpustakaan Melbourne (MLS) berarti pelayanan perpustakaan yang tersedia melalui City of Melbourne

• Pelanggan berarti siapapun, apakah anggota ataupun tidak, yang berkunjung ke Perpustakaan bagi tujuan menggunakan segala sumber daya dan/atau fasilitas Perpustakaan

• Anggota berarti pengguna manapun yang telah memenuhi persyaratan keanggotaan Perpustakaan dan mempunyai kartu keanggotaan yang berlaku

• Anggota Staf Berwenang berarti siapapun yang dipekerjakan secara resmi oleh Kota Madya di Perpustakaan

4. Permohonan

Kebijakan ini berlaku untuk semua individu dan organisasi yang ingin meminjam bahan, termasuk sejumlah bahan yang dapat dipinjam, jumlah waktu bahan dapat dipinjam dan segala biaya atau iuran yang berkaitan dengan pelayanan peminjaman dan penggunaan fasilitas perpustakaan. Perincian koleksi ada dalam Kebijakan Pengembangan Seleksi dan Koleksi. Persyaratan yang berkaitan dengan keanggotaan dijelaskan dalam Kebijakan Keanggotaan dan Penggunaan Perpustakaan. Perincian Internet/email merincikan persyaratan untuk penggunaan fasilitas Internet dan email umum, dan Garis Pedoman Pelayanan Perpustakaan Dasar menjelaskan pelayanan bagi orang yang tidak dapat berkunjung ke Perpustakaan sendiri karena kecacatan. Kebijakan Papan Pengumuman dan Fasilitas Pemaparan dan Kebijakan Penyewaan Ruang menjelaskan persyaratan untuk penggunaan fasilitas-fasilitas tersebut.

5. Kebijakan

Untuk meminjam bahan, pelanggan harus merupakan anggota MLS dan/atau mempunyai kartu keanggotaan yang berlaku. Kartu keanggotaan MLS juga dapat digunakan di semua tempat pelayanan. Bahan dapat dikembalikan ke mana-mana Perpustakaan City of Melbourne. Ada juga tempat pemungutan dan pengembalian di The Hub di Docklands. Semua penduduk negara bagian Victoria memenuhi persyaratan untuk keanggotaan dan keanggotaan jangka pendek tersedia bagi pengunjung dari negara bagian lain dan luar negeri. Masalah yang tercatat pada catatan keanggotaan harus diselesaikan sebelum pinjaman baru dikeluarkan atau suatu proses yang disetujui dirundingkan dengan Anggota Staf Berwenang sebelum peminjaman dilanjutkan.

Jika seorang anggota tidak mempunyai kartu perpustakaannya, ia harus dapat memperlihatkan bukti jati diri yang dapat diterima. 

Jangka Waktu Pinjaman, Kuota dan Batas

Jumlah bahan maksimum yang dapat dipinjamkan kepada anggota perpustakaan pada suatu waktu adalah 30. Ini dapat termasuk gabungan bahan yang tercatat sebagai dapat dipinjamkan, dalam jadwal di bawah.

Jangka waktu pinjaman untuk anggota institusi organisasi adalah 6 minggu.

Anggota jangka pendek dan anggota yang belum dibuktikan jati diri dapat meminjam maksimum 2 bahan.

Anggota institusi/organisasi dapat meminjam sampai 50 bahan dengan setiap kartu keanggotaan.

Bahan berlabel R hanya dapat dipinjam oleh anggota yang berusia 18 tahun ke atas. Bukti usia harus diperlihatkan. Bahan MA (Penonton Dewasa) hanya dapat dipinjam oleh anggota yang berusia 15 tahun ke atas.

Bahan-bahan dapat diminta dari ACMI (Australian Centre for the Moving Image) oleh guru CAE. 

Bahan Habis Tempo

Denda tidak akan dikenakan untuk bahan yang dikembalikan 1 hari terlambat. Untuk bahan yang dikembalikan lebih dari 1 hari terlambat dikenakan denda terlambat mulai hari pertama bahan tersebut terlambat.

Denda bertambah dengan tarif harian untuk setiap bahan yang sampai denda maksimum. Anggota dapat tetap meminjam sampai denda mencapai denda maksimum. Anggota yang mempunyai lebih dari denda maksimum pada kartunya tidak akan diperbolehkan meminjam sampai jumlah yang terutang telah dikurangi sampai ke denda maksimum atau kurang. Denda dapat dibayar secara cicilan sebagaimana yang disetujui dengan Anggota Staf Berwenang. 

Denda tidak berlaku untuk anggota institusi.

Pemberitahuan Habis Tempo

Anggota akan diberi tahu tentang bahan yang habis tempo melalui email, pesan telepon atau pos. Pemberitahuan “Pertama & terakhir” dikirim untuk segala bahan tujuh hari setelah bahan tersebut habis tempo.

Pemberitahuan akan diterima dalam format berikut:

Email – anggota yang memberikan alamat email akan menerima segala pemberitahuan habis tempo melalui email; email merupakan cara komunikasi terpilih dan diutamakan sebelum format lain.

HP – jika seorang anggota tidak mempunyai alamat email dan memberikan nomor HP, pemberitahuan akan dikirim melalui pesan suara atau SMS.

Telepon biasa – jika seorang anggota tidak mempunyai alamat email atau HP, ia akan menerima pesan telepon.

Pos – pemberitahuan cetak yang dipos akan dikirimkan kepada anggota yang tidak mempunyai segala cara komunikasi di atas.

Tagihan terakhir

Peminjaman mungkin dibatasi bergantung pada jumlah bahan yang habis tempo dan jangka waktu telah habis tempo. Jika bahan tidak dikembalikan empat minggu setelah tanggal pemberitahuan habis tempo, anggota akan menerima tagihan cetak pertama dan terakhir untuk jumlah yang terutang, yang akan termasuk denda pemrosesan untuk setiap bahan. 

Pemberitahuan Peringatan Terdahulu

Anggota mempunyai pilihan untuk meminta pemberitahuan email. Pemberitahuan akan dikirimkan kepada anggota dua hari sebelum tanggal habis tempo bahan yang dipinjam. Pemberitahuan peringatan terdahulu hanya tersedia melalui email.

Pembaruan Pinjaman

Semua bahan perpustakaan yang dapat dipinjam dapat diperbarui pinjamannya 2 kali.

Pembaruan pinjaman dapat dilakukan secara tatap muka, melalui situs internet perpustakaan, di mana-mana tempat pelayanan perpustakaan, atau melalui telepon, kecuali jika bahan telah dipesan oleh anggota lain atau jika anggota tersebut telah diskors atau dilarang.

Bahan pinjaman jangka pendek tidak dapat diperbarui pinjamannya.

Bahan yang telah dipesan oleh anggota lain tidak dapat diperbarui pinjamannya.

Pembaruan pinjaman tidak tersedia ketika Sistem Manajemen Perpustakaan dimatikan.

Pemesanan

Anggota dapat memesan maksimum 20 bahan pada setiap waktu. Anggota dapat membuat, membatalkan atau menahan pemesanan melalui situs internet perpustakaan. Staf juga akan menerima permintaan dan pembatalan pesanan dari pelanggan melalui telepon, email atau secara tatap muka. Pesanan yang siap dipungut akan disimpan di rak pesanan sampai tujuh hari.

Pesanan dapat dibatalkan oleh Staf Perpustakaan Berwenang jika pesanan tidak dapat dipenuhi. Ini mungkin akibat bahan tersebut belum diterbitkan atau tidak lagi tersedia dan tidak lagi dicetak. Pelanggan perpustakaan akan diberi tahu apabila suatu pesanan dibatalkan. 

Kartu Hilang

Ada biaya yang dikenakan untuk kartu keanggotaan yang hilang. 

Pinjaman Antar-Perpustakaan

Bahan cetak yang tidak tersedia dalam koleksi, yang tidak memenuhi garis pedoman Kebijakan Pengembangan Seleksi dan Koleksi atau tidak dapat dibeli karena tidak lagi dicetak dapat diminta dengan Pinjaman Antar-Perpustakaan (ILL) dari perpustakaan lain di Australia. Ada batas tiga permintaan ILL untuk setiap anggota dan satu permintaan untuk anggota jangka pendek pada suatu waktu.

Anggota yang mempunyai Pinjaman Antar-Perpustakaan yang habis tempo atau hilang pada catatannya, atau yang tidak memungut bahan yang dipesan sebelumnya, tidak diperbolehkan meminta ILL lain sampai hal tersebut diselesaikan.

Tidak ada biaya untuk bahan yang dipinjam dari perpustakaan umum di Victoria. Biaya standar akan berlaku untuk segala bahan yang dikenakan biaya langsung, biasanya yang diminta dari universitas atau perpustakaan khusus.

Pembaruan pinjaman mungkin tersedia, bergantung pada persyaratan perpustakaan yang menyediakan bahan tersebut.

Bahan yang Hilang dan Rusak

Jika harta perpustakaan tidak dikembalikan, terhancur atau rusak, biaya penggantian penuh akan dikenakan serta biaya pemrosesan yang relevan.

MLS sama sekali tidak akan menerima salinan pengganti untuk bahan yang hilang atau rusak.

Pengembalian uang tidak akan diberikan jika bahan yang hilang yang telah dibayar biayanya kemudian ditemui, tetapi anggota dapat menyimpan bahan tersebut. 

Bahan yang rusak karena air

Bahan cetak yang rusak karena air tidak dapat dikembalikan ke rak perpustakaan untuk digunakan lagi. Ada risiko jamur merebak ke koleksi. Akan dikenakan biaya seperti untuk bahan yang rusak. 

Bahan Audiovisual

MLS tidak menerima tanggung jawab apapun atas kerusakan yang dituntut terjadi pada peralatan akibat memutar bahan yang dipinjam dari Perpustakaan. 

Bahan yang tidak mempunyai kode bar atau tidak tercatat pada Sistem Manajemen Perpustakaan

Jika bahan yang akan dipinjam tidak mempunyai kode bar atau tidak tercatat pada Sistem Manajemen Perpustakaan, staf diminta berbicara dengan supervisor regu untuk menentukan apakah bahan tersebut dapat dipinjam.

Pengembalian Sebagian

Staf perpustakaan mungkin coba menghubungi pelanggan melalui telepon atau SMS untuk memberi tahu tentang bahan yang dikembalikan sebagiannya.

Jika pelanggan tersebut tidak dapat dihubungi melalui telepon, akan disertakan memo pada catatan anggota yang menyatakan bahan yang dikembalikan sebagiannya. Pesan akan dikirim untuk memberi tahu anggota tersebut bahwa seluruh bahan yang dipinjam tidak dikembalikan dan diminta pengembalian secepat mungkin.

Dituntut Dikembalikan / Dituntut Tidak Pernah Dipinjam

Seorang anggota dapat menyatakan bahwa bahan yang tercatat sebagai habis tempo telah dikembalikan atau tidak pernah dipinjam. Jika bahan tersebut tidak ditemui (yaitu staf perpustakaan telah memeriksa dan bahan tersebut tidak dapat ditemui), anggota tersebut akan diberikan pilihan menandatangani formulir Pernyataan Statuter (tersedia oleh MLS) atau membayar biaya penggantian bahan tersebut.

Staf MLS harus memeriksa formulir pernyataan statuter yang diisi untuk menentukan apa formulir tersebut telah disaksikan oleh orang yang berwenang. Biaya akan dibatalkan setelah disampaikan formulir yang lengkap dan telah disaksikan secara benar.

Anggota hanya diperbolehkan mempunyai satu tuntutan aktif yang Dituntut Dikembalikan/Dituntut Tidak Pernah Dipinjam untuk bahan atau gugus bahan yang dituntut dikembalikan atau tidak pernah dipinjam pada suatu waktu. Anggota harus mengisi formulir pernyataan statuter atau membayar untuk bahan tersebut sebelum bahan lain dapat diajukan sebagai “Dituntut Dikembalikan”.

Staf perpustakaan harus menjelaskan kepada anggota tersebut bahwa kebijakan Kota Madya tidak memperbolehkannya mengajukan bahan lain sebagai Dituntut Dikembalikan sampai bahan yang Dituntut Dikembalikan yang masih ada telah dilunasi.

Bagi anggota di bawah usia 18 tahun, orang tua/wali harus menandatangani formulir pernyataan dan bertanggung jawab atas memastikan bahwa orang yang sesuai telah menyaksikan formulir tersebut.  

6. Biaya dan Denda bagi Anggota

Persyaratan berikut digunakan sewaktu menentukan atau meninjau sesuai tidaknya segala biaya atau denda yang dikenakan untuk penggunaan pelayanan perpustakaan dan informasi:

• Memenuhi undang-undang;

• Konsisten dengan persyaratan untuk dana dari Pemerintah Negara Bagian;

• Konsisten dengan prinsip-prinsip yang dinyatakan dalam Rencana Kota Madya;

• Efek terhadap penyediaan pelayanan secara efisien;

• Mempertimbangkan ciri-ciri dan kebutuhan khusus masyarakat kita yang beraneka raga;

• Kemampuan masyarakat kita untuk membayar biaya; dan

konsisten dengan definisi pelayanan “dasar” dan “nilai tambah” sebagaimana yang didefinisikan oleh Pemerintah Setempat Victoria (Departemen Perencanaan dan Pengembangan Masyarakat) [Lampiran 2]

Anggota perpustakaan dapat melakukan fotokopi gratis untuk maksimum satu salinan per halaman untuk bahan berikut:

• Bahan yang Tidak Dapat Dipinjam dari koleksi rujukan dan sejarah setempat; dan

• Bahan yang diperlukan untuk program sasaran yang disetujui seperti klub pekerjaan rumah.

Bahan yang tersedia untuk dipinjam, artikel koran/majalah atau bahan yang bukan dari perpustakaan (mis. bahan milik anggota perpustakaan) akan dikenakan biaya fotokopi standar.

7. Tanggung Jawab

Anggota harus memenuhi persyaratan untuk peminjaman bahan sebagaimana yang dijelaskan dalam Kebijakan ini. Tidak melakukan demikian mungkin mengakibatkan penskorsan hak-hak Perpustakaan, dan jika berkenaan, rujukan kepada polisi atau pemungut utang untuk tindakan lebih lanjut.

LAMPIRAN 1

Biaya perpustakaan dapat dibayar melalui EFTPOS, termasuk denda, pesanan, bahan hilang/rusak, penjualan buku, penjualan eceran, penyewaan ruang pertemuan dan uang muka; kegiatan khusus.

Pembayaran EFTPOS terbatas untuk VISA, MasterCard dan rekening cek dan tabungan saja. Tidak ada pilihan penarikan uang kontan. Tidak ada pengembalian uang melalui EFTPOS. Pembayaran minimum adalah $5.00.

LAMPIRAN 2

DEFINISI PELAYANAN DASAR DAN NILAI TAMBAH 

Semua individu harus mempunyai akses ke informasi yang akan memenuhi kebutuhan pribadinya. Pihak berwenang pemerintah setempat wajib menyediakan pelayanan perpustakaan dasar secara gratis.

Pelayanan Perpustakaan Umum Dasar

Pelayanan perpustakaan umum dasar adalah pelayanan yang:

1. Menyediakan izin masuk gratis ke perpustakaan;

2. Menyediakan akses ke sumber daya informasi perpustakaan, tanpa memperhatikan format bahan tersebut, dan termasuk bentuk cetak, kaset, cakram, CD ROM dan sumber daya elektronik jaringan;

• Akses gratis ke sumber daya informasi jaringan harus tersedia di setiap cabang perpustakaan sampai tahap yang mencukupi untuk memenuhi volume permintaan yang pantas. Oleh karena keadaan berlainan dari satu perpustakaan ke perpustakaan lain, patokan kuantitatif resmi belum dikembangkan.

• Perpustakaan dapat mengenakan biaya untuk penggunaan Internet tertentu, di mana sifat penggunaannya tidak berfokus utama pada informasi. Penggunaan tersebut termasuk menerima dan mengirim email, percakapan Internet, situs permainan dan transaksi keuangan. Jika perpustakaan memutuskan untuk mengenakan biaya untuk pelayanan-pelayanan ini, dapat ditetapkan jumlah biaya tersebut.

• Untuk memenuhi persyaratan kesetaraan, kecacatan dan persyaratan yang berkenaan, perpustakaan harus mempertimbangkan akses yang lebih bebas untuk anggota tertentu.

3. Menyediakan bantuan dengan penggunaan koleksi dan pertanyaan rujukan;

4. Menyediakan pelatihan dalam penggunaan katalog akses umum;

5. Meminjamkan bahan dari koleksi kepada anggota masyarakat umum untuk jangka waktu yang tertentu;

6. Mendidik masyarakat umum tentang penggunaan perpustakaan umum secara efektif;

7. Menyediakan program khusus seperti bercerita;

8. Menyediakan segala pelayanan tambahan yang memungkinkan akses ke pelayanan dasar lain (mis. pelayanan perpustakaan bergerak dan pinjaman kontan). 

Pelayanan Lain

Adakalanya perpustakaan mengenakan biaya untuk pelayanan yang memberikan fasilitas akses yang ditingkatkan, kemudahan atau manfaat pribadi, yang mungkin dikenakan biaya tambahan bagi penyedia pelayanan perpustakaan. Pelayanan-pelayanan ini dibedakan dari pelayanan dasar yang dinyatakan di atas. Pelayanan ini mungkin mempunyai tingkat nilai lebih tinggi yang ditambah oleh perpustakaan. Pelayanan lain termasuk:

1. Penggunaan sumber daya online jauh di mana akses hanya dapat diperoleh dengan pembayaran biaya untuk setiap penggunaan, tetapi kecuali penggunaan sumber daya online yang dibayar dengan langganan, surat izin situs atau biaya lain yang tidak berdasarkan penggunaan;

2. Menyediakan akses ke pinjaman dari koleksi di luar jaringan perpustakaan umum/Negara Bagian, seperti perpustakaan akademis, pemerintah atau perpustakaan khusus;

3. Memesan bahan tertentu dalam koleksi perpustakaan;

4. Menyediakan salinan cetak atau elektronik untuk bahan yang dipegang atau diakses oleh perpustakaan;

5. Menyediakan peranti lunak kantor standar untuk kegunaan umum, misalnya peranti lunak pemrosesan kata dan pangkalan data;

6. Mengharuskan staf melakukan penelitian, menulis laporan atau menyediakan dukungan tingkat tinggi lain;

7. Menyediakan segala pelayanan yang dikenakan biaya pelayanan luar, mis. pencarian pangkalan data online, pembicara, pertunjukan teater.

Dalam hal pelayanan yang tidak didefinisikan sebagai umum, penyedia pelayanan perpustakaan harus bebas menentukan pelayanan yang akan dikenakan biaya, asalkan diberikan pertimbangan pantas pada dampak yang mungkin terhadap pelayanan perpustakaan yang berdekatan akibat keputusan tersebut.

(Definisi ini berdasarkan definisi yang dikembangkan oleh Dewan Perpustakaan dan Pelayanan Informasi Australia dan disetujui oleh Jaringan Perpustakaan dan Informasi Umum Victoria pada bulan Desember 1996. Definisi ini diubahsuaikan pada bulan Mei 1999 untuk mencakup penjelasan tentang akses ke pelayanan Internet).